Outlook Hack: Inbox Zero in Projekten einsetzen

Mit anderen Worten: bei gleichartigen Aufgaben können wir leicht Mails nach »Antworten«, »Aktion«, »Delegieren«, »Archive« und »Warten«[2] aufteilen. Für Projektarbeit ist so eine einfache Ordnerstruktur zu trivial. Sie wird dem Spektrum der Aufgaben nicht gerecht. Mit dieser Denke ist der nachstehende Ansatz im Alltag komplexer Projekte gereift. Er leistet mir gute Dienste, wenn es heiß her geht.

Im Idealfall sieht Outlook und meine Inbox zu Feierabend so aus:

Alles mit 0 Plugins, Markos oder Skripte; nur Outlook-Funktionen.

Die Vorteile von Inbox Zero sind angeblich offenkundig: die anstehenden Aufgaben sind priorisiert, klar, transparent. Wir haben alles im Griff und verschwenden keine Zeit. Ob das generell stimmt, bezweifle ich. Die Belege sind anekdotisch. Die Autoren berufen sich auf Gurus. Mir scheint wichtiger, welche Funktion Inbox Zero in einem sozialen System übernehmen kann. Das erläutere ich nachfolgend an einer kybernetischen Sicht.

 In diesem Verständnis ist (Projekt-) Management die Profession zum Meistern von Komplexität und die Kybernetik seine Wissenschaft.[10][11][12]

Das zweite Bild meint: Projektteam und Projektmanagement haben begrenzte Kapazitäten, um die Komplexität (Varietät[10]) der Umwelt zu verarbeiten. Intuitiv ist klar, dass ein Projektmanager weniger Komplexität verarbeiten kann als das Projektteam. Das Team muss - und wird - sich auf den projektspezifischen Kontext der Umwelt konzentrieren. Umgekehrt nimmt die Komplexität vom Projektmanagement zum Projektteam zur Umwelt zu (von innen nach außen im ersten Bild). Daraus ergibt sich die Funktion, die Inbox Zero trägt:

Der Zustrom von Informationen[9] muss(!) gefiltert werden. Das neutralisiert[13] die Komplexität der Umwelt für Projektteam und Projektmanager. Sie werden handlungsfähig.[13]

Bei Überlast sind Personen gestresst und überfordert.[10] Im schlechtesten Fall sind sie handlungsunfähig. Projekte »rutschen ab« und bewegen sich auf Krisen zu. Das Filtern ist notwendig für das Fortbestehen des Systems - ob durch Inbox Zero oder anderweitig. Der Aufbau weiterer Kapazitäten ist nützlich, entspannt die Lage aber nicht: in Projekten sind die verfügbaren Kapazitäten stets voll ausgeschöpft

Wie gesagt, fungiert Inbox Zero als Filter und reduziert Komplexität. Dazu ein Analogie:

Stellen Sie sich Ihre Inbox als Triage-Raum in einem Krankenhaus vor. Einige Fälle sind dringend, andere weniger. Entscheidend ist, die dringenden Fälle sofort zu erkennen (zu filtern). Dazu müssen Sie den Triage-Raum stets frei halten. Wenn Sie den Triage-Raum auch als Warteraum nutzen, verbluten Patienten mit Stichwunden bevor sie registriert wurden. Aus diesem Grund trennt jedes gut funktionierende Krankenhaus seinen Triage-Raum vom restlichen Krankenhaus (erneutes filtern). Die Patienten werden im Triage-Raum auch nicht direkt behandelt. Das übernehmen anschließend die Spezialisten (weiteres Filtern auf Spezialfunktionen).

Beachten Sie, wie die Komplexität abnimmt. Das System Triage-Raum filtert aus allen Besuchern ⇒ Patienten ⇒ kritische Fälle ⇒ Spezialist. Der Chirurg kann sich ausschließlich auf die Stichwunde konzentrieren, da die Komplexität (Varietät) neutralisiert wurde. Das soll Inbox Zero leisten.

Methoden sind wie Designer-Anzüge von der Stange: Sie haben einen Stil, eine Form, eine Farbe. Dennoch sieht ein Anzug seltsam aus, wenn er nicht passt. Er wird für die Person konfektioniert. In diesem Sinne gehe ich nachfolgend auf Denkfehler mit Inbox Zero ein.

Jede Methode unterläuft der Gefahr, dass sie zum Selbstzweck degeneriert. Ich hatte Projekte erlebt, wo Mitarbeiter um Inbox Zero wetteiferten. Das war wichtiger als zum Beispiel Kundenanfragen. Als Metrik verstanden, könnte Inbox Zero schädlich sein.[4] Es kann Produktivität vortäuschen, wo keine ist. Es sagt nichts über den Beitrag zu Projektzielen oder zu Ergebnissen aus. Gleichzeitig kann Inbox Zero unseren Alltag erleichtern, da:

Inbox Zero unterstützt die Notwendigkeit (vgl. 1.1.), die Informationsflut zu filtern; nicht mehr und nicht weniger.

Wie einleitend geschrieben:

Inbox Zero soll zu heterogenen, vielschichtigen (Projekt-)Aufgaben passen, d.h. Varietät (vgl. 1.1.) aufbringen.

Prioritäten werden meistens inflationär und akademisch genutzt. Genauer: die Geschichten von Eisenhower, Welsh, Jobs oder Buffet sind am Lagerfeuer der Zeitmanagement-Seminare unvollständig erzählt. Diese Chef-Chefs legen für einen Geschäftsbereich wenige langfristige Prioritäten fest.[5] Das ist der Punkt: wenige Prioritäten über Jahre. Das rollen Berater und Coaches dann wieder mit der Gießkanne aus. Da das schlecht funktioniert, versuchen sie sich an verwissentschaftlichen Verfahren. Was eigentlich auf einen A5-Zettel passen sollte, beschäftigt plötzlich ganze Teams. Kaum jemand fragt: Wer legt die relevanten Prioritäten für ein Projekt fest? Der Sponsor! Meist der Kunde oder das Top-Management. Wir führen das im Projekt aus.[5] Wir planen die verfügbare Zeit des Teams, arbeiten Alternativen aus und kämpfen mit der Lösung. Prioritäten begegnen uns im Projektalltag als verdringlichte Aufgaben. Das führt meistens dazu, dass Teams viel anfangen und wenig beenden. Das wiederum erhöht die Varietät im System. Die wollten wir eigentlich eindämmen.

Es ist wichtiger begonnene Themen konsequent und sorgfältig abzuschließen, als ideale (Mikro-) Prioritäten festzulegen.

Die Prioritäten »wichtig« und »dringend« sind für den (Projekt-) Alltag unpraktisch. Dringendes kommt mit Botschaftern einher, die zwei Beine haben und in der Tür stehen.[6] Die müssen wir beachten. Noch problematischer ist: die wichtigen Dinge sind regelmäßig komplexere Aufgaben oder Probleme. In diesem Sinne erscheint mir »der radikale Fokus auf Wesentliches« eher als Anekdote von Rednern und Autoren. Es fehlt der Weg zum Tun. Macher meistern Komplexität, indem sie Aufgaben festlegen, sie befristen und diszipliniert abarbeiten. Mit anderen Worten:

Wichtige Themen müssen in (mehrere) dringende Aufgaben transformiert werden.

Gemäß der Pareto-Verteilung machen 20% unserer Mails 80% unseres Outputs aus. Wer seine konzentrierter Arbeit ständig unterbricht, vernichtet Produktivität.[7] Das heißt nicht, die anderen 80% der Mails wären irrelevant. Als Projektleiter verlassen wir uns auf die Experten. Wir leiten die Mail an sie weiter. Hier beginnt konsequentes Umsetzen im Team: Wahrscheinlich übersieht der Empfänger die Mail, vergisst sie oder versteht sie falsch. Folglich:

Outlook sollte uns die unerledigten Vorgänge liefern.

Die 2 Minuten Regel besagt: Tue sofort, was du in 2 Minuten schaffst.[2] Würde ich mich streng daran halten, wäre mein Tag mit den 80% Aufgaben ausgefüllt. Zu den 20%, die Konzentration erfordern, würde ich regelmäßig nicht kommen. Andere Autoren behaupten, sie könnten in einer Stunde 1.000 Mails abarbeiten.[3] Verwenden diese Autoren eine  3,6s Regel? Mich stört daran, die fehlende Wenn-Dann-Bedingung:

Daumenregel: Ist die Antwort / Aktion offensichtlich, kurz und ohne Rücksprache mit Anderen möglich? ⇒ Ja: bearbeiten; sonst: markieren.

Jeder zusätzliche Klick ist zu viel. Das meine ich ernst. Je weniger Klicks (oder Tastenanschläge) erforderlich sind, desto eher halten wir die Methode ein. Das zahlt sich aus, wenn es heiß her geht und das Team sorgfältig arbeiten muss. Ich verstehe das als Lackmustest: Sobald wir Methoden, Tools und Vorlagen über Bord werfen, wenn es stürmisch wird, sind die Methoden unbrauchbar. Sturm ist das erwartete Szenario in Projekten. Daraus folgt:

Wir sollten eine Mail im Posteingang mit 0 bis 3 Klicks verarbeiten können.

Der Zustrom zum Krankenhaus besteht u.a. aus Notfällen, stationären Patienten, Besuchern, Lieferanten, Ärzten, Vertretern. Kein Krankenhaus schleust diesen Zustrom durch einen Engpass. Es bietet der jeweiligen Funktion angepasste Zugänge an. Warum Autoren einen Zugang für die Organisation von Informationen fordern, ist mir schleierhaft.[2] Vermutlich kommt das von deren homogeneren Aufgaben. In der Entwicklung setzen wir je nach Funktion dedizierte Tools ein: Jira, Confluence, DOORS, TestRail, Trello, CodeBeamer, PTC Integrity, SharePoint, git, Slack, Bugzilla, Polarion, notion, Matlab, u.v.m.

Die Schnittstellen zwischen den Tools funktionieren bis heute eher schlecht als recht. Das wissen auch die Tool-Hersteller. Als Abhilfe bieten sie »Mail Notification« an. Dann schickt Ihnen das Tool eine Info über neue Tickets. Und geänderte Tickets. Und Tippfehler. Und geänderte Attribute. Und neue Anlagen. Wollten Sie genau einen Posteingang erzwingen, würden Sie Ihren Posteingang mit Junk-Info (Varietät!) fluten.

Manche ziehen aus ungelesenen Mails ein gewisses Maß an Selbstwertgefühl. Zumindest ist es ein Statusindikator. Das gibt niemand zu, sonst wird er belächelt. Dennoch: Betroffene bürden sich mit Inbox Zero eine emotionale Last auf. Wenn Sie derartige Impulse unterdrücken (s.g. »inhibition«[7]), verbrauchen sie viel Energie.

Nehmen Sie das Prinzip Inbox Zero wörtlich. Der Eingang sollte stets frei sein, wie der Triage-Raum eines Krankenhauses. Es gibt aber noch einen »Show-Room«:

Wenn viele ungelesene Mails für Sie wichtig sind, ist das okay. Nutzen Sie einen Ordner, wo alles Ungelesene reinkommt, was Sie nicht angehen wollen.

Achten Sie auf den Namen dieses Ordners. Früher oder später, werden Sie vor versammelter Mannschaft eine Mail suchen. »TBD« ist besser als »Fürs Ego« oder »unwichtig-undringend«.

Die meisten Autoren, die Inbox Zero empfehlen, sagen, wir müssten nur das System einrichten und radikal einhalten.[2][3] Das sehe ich anders. Inbox Zero ist ein System, das sich wiederholt einschwingen muss. Das impliziert Abschnitt 1.1. Das heißt, Ihre Inbox Zero kann nur mit Ihrer heterogenen Umwelt funktionieren. Beides muss zusammen passen. Bei mir funktioniert Inbox Zero mal besser und mal schlechter. Der Vorzug der folgenden Schritte und Konfiguration ist, dass sie sich leicht anpassen lassen.

Hier geht es um das regelmäßige Abarbeiten des Posteingangs. Zuvor sollten Sie Outlook einrichten.

Daumenregel: Verarbeiten Sie Ihre Mails in regelmäßigen Abständen, z.B. alle zwei Stunden; mindestens Morgens und Abends.

Arbeiten Sie Mails mit folgenden Schritten ab, bis der Posteingang leer ist. Halten Sie die Reihenfolge ein.

1. Ist die Mail für Sie relevant? ⇒ Nein: Löschen, gehe zu 4.
2. Antwort offensichtlich, kurz und ohne Rücksprache möglich? ⇒ Ja: direkt bearbeiten.
3. Führen Sie den erforderlichen QuickStep aus und verschieben Sie die Mail in den Themen-Ordner.
4. Ist der Posteingang leer? ⇒ Nein: gehe zu 1; Ja: Ende
   

Es geht hier um das Abarbeiten des Posteingangs. Versuchen Sie im Flow zu bleiben.

In diesem Abschnitt erkläre ich die Konfiguration von Outlook.

Ordner organisieren Mails und Aufgaben thematisch. In der Aufgabenleiste sehen Sie den Ordner, der dem Thema entspricht:

Die Ordnerstruktur sollte sich an Ihrem realen Kontext orientieren. Strukturen organisieren ich nach Objekten:

Tipps zur Ordnerstruktur

• Die Ordnerstruktur sollte ein vereinfachtes Abbild Ihrer Arbeit sein.
• Wählen Sie die Struktur flach. Das vermeidet einen Klick-Marathon und vereinfacht die Suche.
• Fassen Sie Gleichartiges zusammen. Ich traf z.B. auf Kollegen, die alle Prozessgebiete aus Automotive SPICE[8] abbildeten. Das war zu sperrig für den Alltag. System, SW, Test und PM reichte aus.
• Wenn Sie eine tiefere Ordner-Struktur brauchen, weil sich Fachthema und Projekte wiederholen, benamsen Sie die Ordner entsprechend, z.B. P1_Konzept, P1_Test, P1_Release, P2_Konzept P2_Test, P2_Release, ...

Mit Kategorien legen Sie fest, was die nächsten Schritte für eine Mail oder eine Aufgabe sind:

Nächste Schritte mit Kategorien einrichten

Legen Sie fest, was für Ihre tägliche Arbeit passt. Wie Sie sehen, weiche ich von der Theorie[2] ab:

Mails als Aufgabe markieren

In der Aufgabenleiste erscheinen alle Mails, die Sie markiert haben. Klicken Sie einfach auf das Fähnchen neben einer Mail:

Aufgaben ohne Mail einstellen

Eine Aufgaben ohne Mail legen Sie an, indem Sie in den Kopf der Aufgabenansicht klicken und tippen:

Per Drag & Drop in die Kategorie oder mit QuickSteps legen Sie den nächsten Schritt fest.

Aufgaben und Kategorien enthalten eine redundante Info: Sie wollen etwas mit der Mail tun. Outlook braucht aber beide Kennzeichnungen für die gruppierte Aufgabenansicht. Ein weiteres Problem sind die Kategorien. Durch Klick auf die Kategorie fügen Sie sie hinzu (anstatt die Bestehende zu ersetzen). Das An- und Abwählen ist umständlich. QuickSteps lösen das elegant auf:

Ein Klick auf den kleinen Pfeil rechts unten, öffnet das QuickStep Menü.

QuickSteps einrichten

Legen Sie einen QuickStep je Kategorie fest.

Jeden QuickStep konfigurieren Sie gemäß nachstehender Abbildung. Die Aktion "Kategorien löschen" stellt sicher, dass jede Mail nur eine Kategorie erhält. So können Sie schneller zwischen Kategorien springen. Achten Sie auf die Reihenfolge. »Kategorien löschen« muss vor »Nachricht kategorisieren« stehen. Andernfalls löscht Outlook die neu zugewiesene Kategorie.

Falls passend, setzen Sie eine Aktion zum Verschieben in einen Ordner, z.B. in den Akquise-Ordner oder den Show-Room.

Nächsten Schritte per QuickStep festlegen

Markieren Sie eine Mail und klicken Sie anschließend auf den QuickStep:

Nächsten Schritt per Drag & Drop festlegen

Wenn mindestens eine Mail einer Kategorie zugeordnet ist, können Sie weitere Mails per Drag & Drop zuordnen:

Outlook markiert die Mail automatisch als Aufgabe und ordnet sie der Kategorie zu. Wenn es keine Mail mit dieser Kategorie gibt, nutzen Sie den QuickStep.

Damit die Aufgaben, wie in Kapitel 1 gezeigt, permanent sichtbar sind, richten wir hier die Aufgabenansicht ein.

Aufgabenansicht aktivieren

Aufgaben thematisch gruppieren

Damit die Aufgaben thematisch gruppiert werden, ein Rechtsklick auf die Aufgabenleiste:

Diese Woche (über)fällige Aufgaben anzeigen

Die Ansicht zeigt alle unerledigten Aufgaben - inklusive derer, wo Sie in fünf Wochen nochmal nachfragen wollen. Ich will nur die Aufgaben für die aktuelle Woche sehen. Dazu filtere ich:

Fälligkeitsdatum je Aufgabe festlegen

Eine Aufgabe verschieben Sie in die Zukunft mit Rechtsklick auf das rote Fähnchen und:

Dieses Kapitel enthält Tipps, mit denen Sie Ihre Produktivität weiter steigern können.

Wenn ich eine Aktion oder Antwort auf eine Mail erwarte, markiere ich mir diese als "Antwort erwartet". Ich möchte nicht jedes Mal eine gesendete Mail suchen und markieren. Das soll beim Versenden geschehen; und ohne jedoch dem Empfänger neue Aufgaben einzustellen. Dazu schicke ich die Mail im BCC an mich. Eine Outlook-Regel verarbeitet anschließend die empfangene BCC-Mail. Das Problem: Outlook lässt keine BCC-Bedingungen für Regeln zu. Ich zeige hier, wie es doch geht.

Die BCC-Bedingungen konstruieren

BCC-Regeln in Outlook konfigurieren

Wie Sie eine BCC-Regel einrichten, zeigen nachfolgende drei Screenshots. Im Beispiel wird die BCC-Mail als Aufgabe markiert:

Nach mehreren Monaten muss ich mir die Details von Aufgaben wieder in Erinnerung rufen. Gleichzeitig möchte ich nicht jedes Mal die Ablage durchforsten. Oder, es gibt Kollegen die Mails ohne den Hinweis auf das Projekt oder die Freigabe verschicken. Nach kurzer Zeit ist nicht mehr klar, in welchem Kontext die Mail galt. Nach kurzer Zeit ist nicht mehr klar, in welchem Kontext die Mail galt. Eine Kunde verriet mir die Lösung: Sie können bei jeder Mail den Betreff und Inhalt nachträglich ändern. Auf diese Weise füge ich Schlagworte, Versionen oder Ablageverzeichnis ein. Später finde ich Mails schneller und kann sie leichter interpretieren. Der kleine Mehraufwand zahlt sich aus.

Automotive SPICE[8] ist ein Industriestandard, um softwareintensive Projekte zu beurteilen. Es gibt Auditoren, die den Standard sehr speziell auslegen. Ich traf auf einen Auditor, der in Inbox Zero ein Risiko erkannte. Ein Bus könnte mich ja überfahren und das Team wäre ohne meine Aufgaben aufgeschmissen. Für anderen Auditoren ist eine überfällige Aufgabe ein Sakrileg. Ganz so als würden wir unseren Job nicht verstehen! Derartige Stilblüten werde ich an anderer Stelle thematisieren. Falls Sie betroffen sind, wissen Sie, was ich meine. Nur, ich habe keine Lust auf solche Diskussionen. Deshalb bereite ich Audits, Assessments und Quality Gates u.a. wie folgt vor (ca. 10 Minuten):

• Für alle unerledigten Aufgaben mit Zieldatum in der Audit-Woche, lege ich das Zieldatum auf den Freitag. Dann ist keine Aufgabe überfällig.
• In der Aufgabenansicht markiere ich alle Aufgaben, kopiere sie (siehe nachfolgende Abbildung) und füge Sie in Excel ein. Mit ein paar Klicks lässt sich jedes Vorlagenformat herstellen.
• Falls notwendig filtere ich die Aufgaben für die jeweiligen Projekte.
• Dann lege ich die Liste im Laufwerk, SharePoint, Jira oder wo auch immer gefordert ab.
• Abschließend bügele ich noch eine Revision für das Assessment, Audit oder Quality Gate drüber.

Ich hoffe Inbox Zero hilft Ihnen genauso wie mir oder den vielen meiner Kunden. Wenn Sie wollen, teilen Sie diesen Artikel. Schicken Sie mir Vorschläge, Kritik und Fragen. Ich freue mich.

Bis dahin, bleiben Sie wirksam,
Nico

Bild-Quellen

Alle Bilder, Screenshots oder Zeichnung stammen aus meinem Outlook oder sind von mir selbst erstellt.